Casi todas las empresas, sean del tipo que sean, tienen al menos un trabajador en movilidad: un comercial, un técnico, un consultor… Los empleados que tienen que desplazarse tendrán que realizar una hoja de gastos para pedir la compensación de esos mismos gastos. Este proceso tan habitual a menudo tienen muchas deficiencias en cuanto a eficiencia, y puede ser mejorado, tanto por parte del trabajador como por parte de la empresa.
Una mala gestión de las hojas de gastos puede tener muchas consecuencias negativas: reembolsos lentos e ineficaces, fraudes, sobrecostes, etc. Por esto, aplicar un buen proceso de elaboración y revisión de una hoja de gastos puede suponer una gran mejora para las dos partes implicadas, empresa y empleado.
Mejoras por parte del trabajador
En primer lugar, es primordial para realizar una hoja de gastos correcta conocer perfectamente la política de gastos de la empresa. A veces, algunos errores son fruto simplemente del desconocimiento por parte del empleado de algunas de las normas relativas a gastos de viajes de empresa. Por eso tampoco está de más disponer de una copia digitalizada de las políticas de gastos, para poder acceder a ella y consultarla en caso de duda.
A veces, el problema está en el incumplimiento de los plazos de entrega de la hoja de gastos. Si el empleado sabe que va a tener dificultades para realizarla a final de mes, por ejemplo porque se encuentre en un desplazamiento en aquel momento, o incluso de vacaciones, lo mejor es prepararla con antelación. Si hay gastos extra, se pueden añadir al final. Pero será mucho más fácil enviarla a tiempo si solamente se tiene que añadir 3 o 4 conceptos que si se tienen que añadir todos los del mes.
Es también imprescindible guardar los tiques y adjuntarlos a la hoja de gastos. Muchas veces los justificantes se olvidan, se pierden o incluso se borran o se dañan. Por eso hay que conservarlos con cuidado, y hacerlos llegar al supervisor que corresponda. Así, la empresa puede verificar la veracidad de los datos, gestionar la devolución del IVA siempre que sea posible, y en caso de inspección de Hacienda, la sociedad puede presentar toda la documentación necesaria.
Mejoras por parte de la empresa
Si pedimos a los trabajadores en movilidad que se sepan bien las políticas de gastos de la empresa, es responsabilidad de la empresa disponer de unas políticas claras, comunicarlas a los trabajadores y que estén a su disposición para consultarlas. De otra manera, será imposible pedir a los empleados que cumplan esas políticas en sus hojas de gastos.
De la misma manera, el auditor o supervisor tiene que conocer esas normas mejor que nadie. Si se utiliza un software de gestión de gastos de viajes de empresa, también tenemos que estar seguros que los parámetros sean correctos y estén actualizados para que procese correctamente.
También hay que tener en cuenta que las empresas y su entorno pueden cambiar, y hoy en día estos cambios suelen ser frecuentes y rápidos. Así que hay que establecer una revisión periódica de las políticas de gastos. Si no se realiza esta tarea, puede ocurrir que las políticas de la empresa queden obsoletas, y que por tanto los empleados tengan dificultades para ajustarse a ellas debido a que no responden a la realidad y a sus necesidades.
Automatizar procesos
Las tareas y procesos basados en el papel y realizados de forma manual son siempre menos prácticos que los que se hacen de forma automatizada, y más proclives a errores. Lo mismo ocurre con la gestión de las hojas de gastos de los viajes de empresa. Existen softwares, como Captio, que permiten digitalizar este proceso y lograr una mayor eficiencia: los empleados pueden digitalizar los tiques haciendo una fotografía desde su smartphone, que “lee” el justificante para crear automáticamente la nota de gastos; el empleado no tiene que introducir los datos a mano y dispone de una copia digital del tique (homologada por la AEAT en el caso de Captio). El supervisor recibe los datos en su ordenador, clasificados y digitalizados, cuando el empleado envía su hoja de gastos a final de mes.
En este caso, estamos hablando de una mejora en cuanto a tiempo, ya que los empleados tienen que dedicar menos tiempo a realizar la hoja de gastos, y el supervisor tiene que dedicar menos tiempo a revisarlas. Además, también implica ahorro en la gestión al eliminar los costes indirectos del papel, o tener un mejor control de la política de gastos y de su cumplimientos, entre otras ventajas.
¿Quieres saber más acerca de las hojas de gasto? Descúbrelo en la siguiente infografía “Las 7 cosas que nunca pensarías de tu hoja de gastos”.
Myriam Zanatta
