Los errores en las nóminas ocurren con más frecuencia de la que parece. Un complemento duplicado, unas horas extraordinarias mal calculadas o una incidencia informática pueden provocar que un trabajador cobre más de lo que realmente le corresponden. La duda surge inmediatamente después. ¿Puede la empresa recuperar ese dinero descontándolo de la siguiente nómina? Se lo explicamos…
Los errores en la confección de las nóminas forman parte de la realidad diaria de muchas empresas. Basta un fallo informático, una incidencia en el programa de gestión o un error humano para que un trabajador perciba un importe superior al que realmente le correspondía. Ante esta situación, la primera reacción suele ser la misma. Si el dinero se ha pagado por error, ¿puede recuperarse descontándolo directamente de la siguiente nómina? La respuesta no siempre es la misma.
Haber pagado de más no significa que la empresa pueda descontar automáticamente esa cantidad del siguiente salario.
Los errores más habituales
Aunque cada caso tiene sus particularidades, los excesos salariales suelen producirse por incidencias bastante comunes.
Entre ellas destacan:
- errores en el cálculo de horas extraordinarias;
- duplicidad en el pago de incentivos, dietas o complementos;
- bajas de trabajadores registradas fuera de plazo;
- actualización incorrecta de tablas salariales;
- cálculo erróneo de vacaciones o pagas extraordinarias;
- incidencias en los programas de nómina;
- aplicación incorrecta del convenio colectivo.
En la mayoría de las ocasiones el error no responde a una actuación intencionada, sino a simples incidencias administrativas.
- Atención. Cuanto antes se detecte el error, más sencilla suele ser su regularización.
¿Cuándo puede descontarse directamente de la nómina?
La empresa tiene derecho a recuperar las cantidades abonadas indebidamente. Sin embargo, eso no significa que pueda hacerlo siempre mediante un descuento unilateral. La clave está en determinar si la deuda reúne una serie de requisitos.
En términos generales, el descuento podrá realizarse cuando la cantidad sea perfectamente identificable, esté claramente determinada, sea exigible y, sobre todo, no exista ninguna discusión sobre su existencia. Es decir, ambas partes deben tener claro que realmente se produjo un pago indebido.
- Atención. Si el trabajador discute el origen o el importe de la deuda, la empresa no debería practicar el descuento de forma unilateral.
El Tribunal Supremo aclara cuándo es posible
Precisamente esta cuestión ha sido analizada por el Tribunal Supremo (STS nº 449/2025, de 21 de mayo). El caso tenía su origen en una empresa que, como consecuencia de un error en el sistema de cálculo de nóminas, abonó importes superiores a los que correspondían a determinados trabajadores tras un proceso de subrogación. Cuando detectó el error comunicó a la plantilla que las cantidades se recuperarían de forma progresiva, distribuyendo el descuento durante diez mensualidades. Los representantes de los trabajadores impugnaron la medida al entender que la empresa necesitaba una resolución judicial previa para poder realizar esos descuentos.
Sin embargo, tanto la Audiencia Nacional como posteriormente el Tribunal Supremo consideraron correcta la actuación empresarial porque nadie discutía que el pago había sido indebido ni cuál era exactamente la cantidad que debía devolverse.
La deuda era clara, líquida, vencida y exigible, por lo que la regularización podía realizarse directamente mediante descuentos en las nóminas.
¿Y si el trabajador no está de acuerdo?
La situación cambia completamente. Supongamos ahora que el trabajador considera que ese complemento sí le correspondía porque entiende que cumplió los objetivos fijados o porque discrepa de la interpretación realizada por la empresa. En ese momento ya existe una controversia. La deuda deja de ser pacífica y la empresa no debería descontar unilateralmente esas cantidades de la nómina. Lo procedente será reclamar su devolución por la vía judicial correspondiente para que sea un juez quien determine si realmente existe o no ese derecho al reintegro.
- Atención. Cuando existe cualquier discusión sobre la deuda, el descuento unilateral puede ser declarado improcedente.
Ante cualquier exceso salarial conviene actuar con rapidez, pero también con prudencia. Antes de practicar un descuento en nómina resulta recomendable verificar el origen del error, documentar correctamente la incidencia, comunicarla por escrito al trabajador y valorar si realmente existe acuerdo sobre la devolución. Una actuación precipitada puede convertir un simple error administrativo en un conflicto laboral perfectamente evitable.
Pueden ponerse en contacto con el Departamento de Laboral de esta Asesoría para cualquier duda o aclaración que puedan tener al respecto.
Un cordial saludo,
